Zielone biurko i ukryte piętnaście procent produktywności

Współczesne przestrzenie biurowe przez dekady projektowano pod linijkę bardzo surowego, męskiego wręcz minimalizmu. Czyste linie, niska temperatura z klimatyzacji, równomierne światło i niekończące się rzędy monitorów. To środowisko, które z założenia ma być na wskroś profesjonalne i maksymalizować skupienie na zadaniach. Problem polega jednak na tym, że ludzka biologia odrzuca takie otoczenie niemal na poziomie komórkowym.

W 2014 roku spora grupa naukowców z uniwersytetów w Exeter, Kardyfie i Groningen postanowiła wziąć ten temat pod lupę. Zorganizowali ogromny eksperyment. Co ważne, nie zamknęli zestresowanych studentów w sztucznym laboratorium. Weszli do prawdziwych biur, do zwykłych pracowników odbijających rano karty.

Wyniki okazały się na tyle mocne, że pisały o nich niemal wszystkie szanujące się magazyny z branży zarządzania ludźmi. Biura wzbogacone o żywe rośliny podnosiły wydajność pracowników o równe 15 procent. Ludzie znacznie lepiej się koncentrowali, rzadziej popełniali błędy w nużących zadaniach i – to chyba największe zaskoczenie – rzadziej uciekali na zwolnienia lekarskie.

Przeliczając to na chłodno z perspektywy biznesowej, piętnaście procent w typowej firmie zatrudniającej pół setki osób to równowartość siedmiu dodatkowych etatów pracujących na pełnych obrotach przez cały rok. Wszystko to osiągnięte za cenę kilku zgrabnych doniczek i świeżych bukietów dostarczanych na recepcję.

Zew natury w betonowym open space

Dlaczego właściwie tak się dzieje? Odpowiedź kryje się w pojęciu, które w latach osiemdziesiątych wprowadził do nauki Edward O. Wilson. Biophilia, bo o niej mowa, oznacza po prostu naszą wrodzoną, ewolucyjną miłość do życia i natury.

Nie mówimy tutaj o tanim sentymentalizmie czy estetycznych upodobaniach dekoratorek wnętrz. To twardy mechanizm biologiczny. Przez trzysta tysięcy lat ewolucji nasz gatunek żył w gęstym otoczeniu zieleni. Nasz układ nerwowy zaprogramował się tak, by traktować roślinność jako sygnał absolutnego bezpieczeństwa. Gdzie są rośliny, tam są zasoby, woda i dogodne warunki do przetrwania.

Całkowicie sterylne biuro, pozbawione choćby grama natury, mózg interpretuje jako środowisko skrajnie wrogie. Raporty amerykańskich psychologów bezlitośnie obnażają prawdę o takich miejscach. Pozbawione okien i kwiatów przestrzenie uznano za najbardziej toksyczne dla ludzkiej psychiki i sprzyjające szybkiemu wypaleniu.

W praktyce przekłada się to na bardzo uciążliwe objawy. Mamy wyższy poziom kortyzolu we krwi, szybciej tracimy wątek podczas rozmowy telefonicznej i szybciej czujemy tak zwane zmęczenie poznawcze. Potwierdzają to zresztą badania przeprowadzone całkiem niedawno przez Politechnikę Śląską. Blisko 60 procent badanych zadeklarowało, że ma serdecznie dość pustych, szarych biurek i desperacko potrzebuje w pracy odrobiny zieleni.

Zakurzony fikus to stanowczo za mało

Kiedy rzucamy w firmie hasło o roślinach, zazwyczaj kończy się to zakupem pancernej sansewierii lub popularnego zamiokulkasa. Są tanie, niemal nieśmiertelne i świetnie radzą sobie z rzadkim podlewaniem. To bardzo logiczny i bezpieczny wybór. Niestety takie rośliny po kilku tygodniach stają się dla naszego mózgu niewidzialne.

Świeże, cięte kwiaty funkcjonują w ludzkiej psychice zupełnie inaczej. Angażują przede wszystkim powonienie. To jedyny z naszych zmysłów, który omija racjonalną korę mózgową i trafia prosto do układu limbicznego. Zapach wywołuje błyskawiczną, głęboką reakcję emocjonalną i natychmiastowo obniża napięcie. Kwiaty się zmieniają i ewoluują, co dla znużonego oka stanowi wspaniały przerywnik od płaskiego ekranu.

Kobieca wrażliwość na detale doskonale rezonuje z takimi zmianami w otoczeniu. W monotonnym biurze delikatnie więdnący tulipan czy powoli otwierający się pąk peonii to silny bodziec wizualny. Daje nam to podświadome poczucie upływu czasu i łączy nas z naturalnym rytmem dnia, o którym często zapominamy, wpatrując się w niebieskie światło monitorów.

Nie bez znaczenia jest też sezonowość. Dzięki ciętym kompozycjom przestrzeń biurowa oddycha razem z kalendarzem. Wiosną pachnie bzem, latem ożywa dzięki jaskrawym słonecznikom, a jesienią uspokaja rdzawymi barwami i zgaszonymi odcieniami eukaliptusa. Badacze z Teksasu udowodnili zresztą, że samo przebywanie w tak dynamicznie zmieniającym się środowisku potrafi podbić ludzką kreatywność o kilkanaście procent. To bezcenna wartość w działach marketingu, projektowania czy sprzedaży.

Kobieca integracja bez korporacyjnego zadęcia

Zarządzanie wizerunkiem pracodawcy zmieniło się w ostatnich latach diametralnie. Wiele działów HR, prowadzonych zresztą w zdecydowanej większości przez kobiety, doskonale widzi, że stare metody budowania zespołów po prostu przestały działać. Pracownice są często przemęczone łączeniem obowiązków zawodowych z domowymi i szukają w pracy chwili oddechu.

Jeszcze dekadę temu szczytem firmowej integracji był brutalny paintball w lesie, turniej w squasha albo suto zakrapiane wyjście do głośnego pubu. Dzisiaj żeńskie i mieszane zespoły odrzucają tę męską, opartą na hałasie i rywalizacji formę rozrywki. Kobiety w biznesie potrzebują przestrzeni do swobodnej rozmowy, wyciszenia i złapania balansu po ciężkim tygodniu pełnym targetów i raportów.

Właśnie dlatego tak rewelacyjnie sprawdzają się w nowoczesnych firmach florystyczne warsztaty integracyjne, które mocno angażują dłonie, a całkowicie uwalniają głowę. Przy wspólnym stole z toną pachnących liści i kwiatów znika sztuczna, korporacyjna hierarchia. Szefowa działu i nowo zatrudniona asystentka wspólnie walczą z opornym drutem florystycznym. Zespół tworzy coś trwałego i pięknego, a cała uwaga skupia się na materii, co genialnie rozwiązuje problem niezręcznej ciszy i wymuszonych uśmiechów.

Od sprytnej subskrypcji po wielkie gale

Jak wdrożyć to wszystko w firmie, nie dorzucając już i tak przepracowanej office managerce kolejnych obowiązków? Rozwiązań jest kilka, a rynek usług florystycznych dawno dopasował się do napiętych, biznesowych realiów.

Najchętniej wybieranym modelem jest prosty abonament kwiatowy. Mechanizm działa bezobsługowo i opiera się dziś na twardych, lokalnych partnerstwach. Firmy na Śląsku rzadko szukają bezosobowych, ogólnopolskich sieciówek, zlecając to zadanie komuś z własnego podwórka. Taka sprawdzona, lokalna kwiaciarnia w Katowicach potrafi zdjąć z barków biura administracji całkowity ciężar logistyczny. Pracownia zjawia się na miejscu, analizuje wnętrze, dobiera odpowiednie naczynia i co tydzień podstawia pod drzwi świeże kompozycje. Firma płaci stałą kwotę, zaksięgowaną w budżecie administracyjnym, i cieszy się piękną przestrzenią.

Drugim wariantem jest działanie punktowe. Firmy zamawiają spektakularną oprawę wizualną tylko na najważniejsze dni w kwartale. Może to być Dzień Kobiet, kluczowy audyt, rewizyta ważnego inwestora z zagranicy albo uroczysta, firmowa wigilia. Kwiaty pojawiają się rzadziej, za to uderzają z pełną mocą i robią kolosalne pierwsze wrażenie na wchodzących gościach.

Niezależnie od wybranej drogi, jest to po prostu mądra inwestycja w zespół, która matematycznie się broni. Kosztuje ułamek tego co rozbudowane szkolenia motywacyjne, a w przeciwieństwie do nich opiera się na twardej biologii i realnym wpływie na samopoczucie pracownic.

Pytania, które często zadają menedżerki HR

Czy rośliny naprawdę wpływają na liczbę zwolnień lekarskich w firmie?

Badania jednoznacznie potwierdzają ten fakt, choć mechanizm jest tu bardzo prozaiczny i pośredni. Pokaźna liczba roślin drastycznie poprawia lokalną wilgotność powietrza, co ma krytyczne znaczenie w zimowym sezonie grzewczym. Pracownice w zielonych biurach znacznie rzadziej zgłaszają problemy z przesuszonymi śluzówkami, pieczeniem oczu czy przewlekłym kaszlem.

Ile dni wytrzyma bukiet stojący przy klimatyzacji?

Zazwyczaj jest to od 5 do nawet 10 dni, jednak agresywna klimatyzacja zawsze jest wyzwaniem. W miejscach mocno chłodzonych żywotność kwiatów nieco spada. Profesjonalne pracownie florystyczne wiedzą jednak, jak precyzyjnie dobierać gatunki, by wytrzymały cały roboczy tydzień bez najmniejszego uszczerbku na urodzie.

Jakie gatunki cięte najlepiej radzą sobie na biurkach?

Fenomenalnie sprawdzają się wszelkie odmiany chryzantem, które potrafią cieszyć oko nawet do trzech tygodni. Bardzo trwałe są również alstromerie, goździki oraz grube, mięsiste eustomy. Z kolei delikatne i bardzo pożądane wiosną tulipany wyglądają nienagannie przez około 5 dni. Floryści celowo miksują rośliny o różnej trwałości, aby kompozycja naturalnie się zmieniała.

Czy w świetle polskiego prawa bukiety do firmy można wrzucić w koszty?

Zdecydowanie tak. Urzędy Skarbowe najczęściej traktują to jako uzasadniony wydatek na wystrój i bieżące utrzymanie przestrzeni biurowej lub jako koszty stricte reprezentacyjne. Zawsze warto jednak zamienić dwa słowa ze swoją księgową, bo interpretacje przepisów potrafią się minimalnie różnić w zależności od konkretnego urzędu.

Lepiej zamówić kwiaty raz na próbę, czy od razu decydować się na abonament?

Wszystko zależy od aktualnych potrzeb i budżetu. Jednorazowe zamówienie to świetny sposób, by sprawdzić rzetelność, terminowość i styl kwiaciarni oraz przetestować reakcję samego zespołu. Abonament daje z kolei ogromną wygodę, z góry zaplanowane koszty i gwarancję, że recepcja czy stół w sali konferencyjnej nigdy nie będą świecić pustkami.

Czy warsztaty dla pracownic można przeprowadzić bezpośrednio w naszym biurze?

Jak najbardziej. Wiele pracowni bardzo chętnie pakuje wiadra, nożyce i setki łodyg do samochodu, by przyjechać pod wskazany adres firmowy. To znakomita, bardzo wygodna opcja logistyczna. Świetnie sprawdza się zwłaszcza wtedy, gdy zespół jest spory i trudno byłoby przetransportować wszystkie panie po pracy do zewnętrznego studia.

Źródła i opracowania naukowe

1. Nieuwenhuis, M. i współpracownicy – The relative benefits of green versus lean office space: Three field experiments – Journal of Experimental Psychology: Applied (2014)
2. Raport Stacey, A. i in. – Human Spaces: The Global Impact of Biophilic Design in the Workplace – Interface (2015)
3. Wilson, E.O. – Biophilia (Harvard University Press, 1984) – oryginalne źródło i koncepcja zjawiska
4. Raport 4Nature System oraz PLGBC – Wpływ roślinności na well-being pracowników biurowych (2018–2019)
5. Opracowania Texas A&M University (Roger S. Ulrich) – badania nad realnym wpływem natury na obniżenie stresu i wzrost kreatywności w miejscu pracy